• Notulen Algemene ledenvergadering van NKV (19-10-2020)

  • Note vooraf: vanwege de AVG richtlijnen heeft het bestuur ervoor gekozen om de achternamen niet volledig te noteren.

     

    Aanwezig:

    In Jo van Dijkhof

    14 personen aanwezig

    Online:

    26 personen online aanwezig

     

    • Opening en Welkom

    Henri verwelkomt iedereen. Er volgt een uitleg met betrekking tot de opzet van de vergadering. Vragen vanuit thuis kunnen via de chatfunctie gesteld worden. Iedereen wordt gevraagd om thuis de microfoon uit te zetten.

    Missie van NKV wordt nogmaals genoemd, en er wordt gevraagd om 1 minuut stilte te houden in verband met de overleden NKV’ers:

    -          Leonard Hazenberg

    -          Cor van Eggelen

    -          Toon Drabbels

    Ook om extra steun te betuigen aan al het personeel werkzaam in het onderwijs en zorg die zorgdragen in de Corona tijd.

    Een extra woord van dank aan iedereen die NKV gesteund heeft ten tijde van de Coronacrisis, met opbouw, uitvoeren van de regels en houden aan de regels.

    • Notulen ALV van 25-9-2019

    -          Geen opmerkingen live op de notulen

    -          Geen opmerkingen binnengekomen op de chat.

    • Mededelingen van het Bestuur, vaststellen aanwezige stemgerechtigden, afmeldingen voor de ALV en Ingekomen Stukken

    Er zijn 3 afmeldingen binnengekomen voor de ALV.

    Problematiek mbt de nieuwe website heeft aandacht van het bestuur. Heeft zeker niet gelegen aan de webmasters, zij hebben veel werk verzet.

    Opmerking van Bram S: graag nieuwe plannen ook meesturen met de agenda.

    Vraag Jaap R is schriftelijk binnen gekomen, deze zal tijdens de vergadering bij jaarverslag KTC behandeld worden.

     

    Enkele speerpunten vanuit het bestuur zijn geschrapt tgv de Corona maatregelen.

    • De bekerfinale dames komt in 2021 wederom naar NKV.
    • Kunstgras: nog niet afgerond. Er lopen nog zaken. Er mag op getraind worden, maar aannemer is aan het werk gezet tgv nieuwe keuring
    • BOSN: Gijs vd H. aanspreekpunt van NKV
    • Hongerman: Anne-Marie is hier aanspreekpunt. Veel gebreken geconstateerd tgv slecht onderhoud. Gemeente is er mee bezig, oa elektra problemen. Ventilatie problemen zijn gezien en worden besproken op 27 oktober met de Gemeente.
    • Clubhuis 2.0: extra dank aan Anne-Marie voor al haar inzet.
    • Coronaproof NKV: er is 1 keuring geweest, Gemeente was erg onder de indruk van de inzet van NKV om alles Corona vrij te houden. Voorbeeld functie voor andere verenigingen.
    • Sponsoring: Marc vd P. heeft enkele nieuwe (shirt)sponsoren geregeld. Chapeau!

    Er zijn geen meldingen binnen gekomen bij de vertrouwenspersonen van NKV.

    Extra dank aan de AMWG voor alle extra werkzaamheden.

    • Jaarverslag Verenigingsjaar 2019-2020 waaronder de ontvangen jaarverslagen van de diverse commissies en het Bestuur.

    -          Ontbrekend: Okidoki, Kamp, Opleidingen, Redactie

    -          Beschikbaar: AMWG, Kleding, Webmasters, Sponsors, Oud Papier, Ledenadministratie, Vrijwilliger Coördinator geen vragen en applaus ontvangen.

    Vraag nav Jaarverslag KTC:

    Vraag van Jaap R. aan de KTC: Waarom heeft NKV zoveel boetes gehad? En was dit niet te voorkomen.

    Christian antwoord: Teamindeling was lastig tgv leeftijd, behoud van teams, vriendjes/vriendinnetjes. Daarom was het belangrijk dat er secuur omgegaan werd met teamindeling en wissels. Het digitale invullen van de wedstrijdformulieren zorgde er ook voor dat dit heeft helaas voor veel boetes heeft gezorgd. Dit jaar is de indeling anders gemaakt. Daarom is de verwachting dat dit jaar minder boetes komen.

    Jaap wil ook weten hoeveel de boetes betreft: 350,- aan boetes. Dit is exclusief kaarten, dit is nl niet voor kosten van de vereniging. Jaap geeft aan dat de vraag duidelijk is beantwoord.

     

    • Jaarverslag 2019-2020 van de Penningmeester:

    Aan de hand van het financieel verslag over 2019/2020 van zowel clubhuis als vereniging  die gepresenteerd wordt in de sheets is een toelichting gepresenteerd op de exploitatie van het clubhuis en de vereniging alsmede de geconsolideerde balans per 30 juni 2020.

    Clubhuis

    Vraag van Leonie: wat zit in de post diverse?

    Antwoord: In 2018/2019 zat hierin de heffing van de BUMA, deze is in 2019/2020 niet in rekening gebracht (gecrediteerd).

    Vraag van Maarten: aan wie wordt de huur betaald?

    Antwoord: de huur op de exploitatie van clubhuis betreft een interne doorbelasting naar de vereniging toe. Op de exploitatie van de vereniging zie je dit bedrag als opbrengst terug. Deze huur is opgevoerd nadat het oorspronkelijke huurkoopbedrag aan de gemeente per 1 januari 2018 was gestopt. Dit ten behoeve van de consistent beeld van de resultaten van het clubhuis.

    Vereniging

    Vraag Maarten: Corona geld ontvangen van de Gemeente?

    Antwoord: NKV heeft inderdaad een overheidsbijdrage ontvangen uit hoofde van TOGS (Tegemoetkoming voor Getroffen Sectoren).

    Vraag Maarten: Wat is er gebeurt met het Coronageld?

    Antwoord: bedrag van de eenmalige overheidsbijdrage is als incidentele bate onderaan de exploitatie van de vereniging verantwoord. Met dit bedrag is het exploitatieresultaat positief, wat wordt opgenomen in de vrije reserves van de vereniging.

    Vraag Mike: Zijn er naast de bijdrage van TOGS ook bijdrages vanuit de KNKV bijvoorbeeld terug ontvangsten van bondskosten? En hoe kan het zijn dat de bedragen van energiekosten gelijk zijn aan begroot terwijl wij deze voor een groot deel van het jaar niet hebben gebruikt? Wat is de reden dat we in deze financieel moeilijkere tijd reserveren? Is er door de kascontrole toegezien op de volledigheid van de omzet?

    Antwoord: KNKV heeft een deel van de wedstrijdbijdragen teruggestort, die later genoemd wordt om terug te betalen aan de leden. Energiekosten zijn in 2019/2020 iets lager dan in het voorgaand jaar. Het zou kunnen zijn dat het verbruik afgelopen jaar inderdaad lager is geweest, dit zal blijken uit de jaarafrekening in januari 2020. Er wordt geen € gereserveerd, die € betreft de overheidsbijdrage die een negatief exploitatieresultaat ombuigt.

    Vraag Sierd: Kan het geld dat verkregen is van de KNKV voor de corona vergoeding ook binnen de vereniging blijven

    Antwoord: Nee, dit is al eerder aangekondigd bij de leden als bestuursbesluit. Is niet aangekondigd als vraag vanuit de leden. Daarom blijft dit besluit ook staan.

    Vraag Leonie: Het bedrag van de wieler 4-daagse is al bijna 6 jaar geleden. Wordt het niet tijd om dit bedrag in de jeugd te stoppen?

    Antwoord: van het bedrag is de afgelopen jaren wel wat gebruikt, maar lang niet alles. Het was en is bestemd voor jeugdactiviteiten. De afgelopen jaren zijn er geen initiatieven geweest waarbij een bijdrage vanuit dit fonds nodig was. Voor komend jaar willen we dit zeker aanwenden. Alle initiatieven zijn welkom.

    - Bekrachtiging voorstel m.b.t. verdelen van en terugbetalen aan de spelende leden per 30 juni 2020 de door het KNKV terugbetaalde competitiekosten seizoen 2019-2020

    - Bekrachtiging van het voorstel om het exploitatieoverzicht toe te voegen aan de reserves van NKV

    • Verslag kascontrole commissie over het verenigingsjaar 2019-2020

    De kascontrolecommissie van de Nuenense Korfbalvereniging N.K.V. heeft de boeken en andere bescheiden van zowel het clubhuis als de vereniging over het boekjaar 2019/2020 gecontroleerd en er zijn geen onjuistheden geconstateerd. Wij verzoeken dan ook de Algemene Ledenvergadering van NKV het gehele bestuur en de penningmeester in het bijzonder, decharge te verlenen over het gevoerde beleid in het boekjaar 2019/2020.

    Aldus gecontroleerd door Claire en John.

    Bestuursvoorstel tot het toevoegen van het positieve resultaat over het verenigingsjaar 2019-2020 aan de financiële reserves van de vereniging Akkoord.

    • Decharges:

    - Voorstel tot het verlenen van Decharge aan de Penningmeester over het verenigingsjaar 2019-2020 à unaniem ja

    - Voorstel tot het verlenen van Decharge aan het Bestuur over het verenigingsjaar 2019-2020 à unaniem ja

    • Afscheid vertrekkende Bestuursleden:

    Pim K.: tussentijds aftredend

    Mark S.: aftredend en niet herkiesbaar

    Henri van den N., aftredend en niet herkiesbaar

    Allemaal heel erg bedankt voor jullie inzet namens iedereen van NKV.

     

    Henri neemt een moment om NKV te bedanken in een mooi dankwoord.

    Marc vd P. neemt het woord om Henri te bedanken voor zijn waardevolle inspanningen in de afgelopen jaren.

    Marc v.d. P. neemt als waarnemend voorzitter tot en met punt 14 de leiding van de

    vergadering over

    • Beleidsplan 2020/2021 van het beoogde nieuwe bestuur inclusief update Clubhuis renovatie.

    Nieuw plan wordt gepresenteerd door Christian. Ledenwerving en structurele invulling van de vrijwilligerstaken staat centraal. Opbouw van 3 thema’s

    1. Stabiele basis
    2. Verbinding
    3. Groei

    Jeugd heeft de toekomst! Slogan wordt toegelicht dat elke leeftijdsgroep belangrijk is voor NKV. Maar dat de nieuwe aanwas van leden vaak vanuit de jeugd komt.

    Voor organogram zie afbeelding

    Via chat wordt doorgegeven dat het verhaal duidelijk is.

    Vraag van Jacco den H.: Wie zijn de thematrekkers?

    Hier zijn verschillende mensen al voor benaderd, of hebben zich hiervoor aangemeld. Compleet zijn we nog niet, hieraan wordt in de komende weken invulling aan gegeven.

    Vraag Jolanda: Zijn de thema’s ook gekoppeld aan de bovenstaande bestuursleden, of staat dit los van elkaar?

    De jaarkalender is verbindend. Niet een specifiek bestuurslid.

     

    Aanmeldingen voor de nieuwe structuur zijn welkom.

    • Begroting 2020-2021

    - Toelichting: met behulp van de sheets wordt de begroting voor het verenigingsjaar 2020/2021 toegelicht.

    Vraag Jacco: Is begroting voor wat betreft kantine reëel als Corona nog even duurt?

    Antwoord: als de Corona crisis te lang duurt dan is een resultaat voor de kantine wellicht te rooskleurig. Echter de begroting is per 1 juli 2020 ingegaan en toen was de verwachting dat we dit seizoen Corona vrij zouden zijn.

     

    Vraag Gijs: Moet je nog huur betalen terwijl de kantine van de club is?

    Antwoord: dit is geen huur die extern wordt betaald. Dit betreft een interne doorbelasting naar de vereniging.

     

    Vraag Jakko: Post communicatie was afgelopen jaar niet hoog . Hoe hoog is deze post komend verenigingsjaar?

    Antwoord: zie post op de begroting, dit jaar begroot wat wordt gefinancierd door de club van 50.

     

    Vraag Koen: Is er ook een scenario voor nog slechter uitpakkende clubhuiskosten?

    Antwoord: Er is geen slechter scenario uitgewerkt. Marc geeft aan dit niet te hebben gedaan en voorziet dan negatieve cijfers. Financieel kan NKV een aantal klappen wel opvangen. Tegemoetkoming van de overheid zal hier dan wel voor gebruikt gaan worden. Er is een aanvraag gedaan voor een aanvullende tegemoetkoming. Hopelijk wordt dit toegekend, dan kan een worst case scenario opgevangen worden.

     

    Vraag Jacco: Zetten we nog iets vanuit reserves in om onze vereniging een boost te geven?

    Antwoord: gaan we zeker doen. Er zijn middelen beschikbaar vanuit club van 50 en het restant uit de Avond Wielervierdaagse

     

    Vraag Jolanda: Wat gaan we doen met het overschot van vorig jaar?

    Antwoord: Toevoegen aan de reserves van NKV. En komt dus ten goede aan de club.

     

    Vraag Hans: Al het geld van oa de wieler 4 daagse komend jaar inzetten. Waarom niet een goede activiteit organiseren en dit jaarlijks inzetten?

    Antwoord: Goed plan, we zullen het bedrag zeker niet in 1 evenement opmaken.

     

    Vraag Jacco: Meerjarenplan is goed idee. Maar investeren in ledengroei is nodig voor overleven vereniging dus heeft prioriteit.

    Antwoord: Mee eens, plannen worden gemaakt.

     

    Vraag Maarten: Waar bestaan de rente en bankkosten uit?

    Antwoord: Rente krijgen we niet meer. Bankkosten betalen we maandelijks aan de bank voor het houden van rekeningen en het verwerken van transacties

     

    Vraag Mike: Vraag over de meegenomen aantal leden in de begroting. Is deze hoger of lager dan afgelopen jaar.

    Antwoord: Er is een lager ledental opgenomen in de begroting.

     

    Vraag Maarten: Vindt er contributierestitutie plaats ivm Corona?

    Ja dit is al eerder deze vergadering gemeld. Spelende leden krijgen een kleine tegemoetkoming.

     

    Vraag Mike: Waarom daalt dan de begrote contributie die elk lid moet betalen. Dit is dan toch niet in lijn met elkaar?

    Antwoord: minder leden en met name minder seniorenleden die meer zouden betalen dan het feit dat we iets meer jeugdleden hebben.

     

    Vraag Leonie: Is het met terugwerkende kracht, de nieuwe contributie?

    Antwoord: Ja, het seizoen 2020-2021 is immers al ingegaan op 01-07-2020

     

    •  Vaststellen contributies 2020-2021

    Voorstel om de contributie met een indexcijfer van 1,6%  te verhogen. Akkoord vanuit de leden

     

    • Verzoek tot goedkeuring Begroting 2020-2021

    Akkoord vanuit de leden

     

    • Benoeming Bestuur

    Het bestuur doet volgende voordracht:

    - Benoemen van voorzitter: kandidaat: Christian E.(statutair aftredend op de

    ALV van het verenigingsjaar 2020-2021)

     

    Benoeming overige bestuursleden:

    Gonny v.d. H. (statutair aftredend op de ALV van het verenigingsjaar 2021-2022)

    John K. (statutair aftredend op de ALV van het verenigingsjaar 2021-2022)

    Roel van M.: (aftredend op de ALV van het verenigingsjaar 2020-2021)

    Het voorstel is om Roel in afwijking en tevens overeenkomend met de binnen de statuten geldende regels te benoemen voor de periode 2020-2021 om zo voor evenwicht in het toekomstig aftredingsschema te zorgen.

     

    Marc v.d. P. (statutair aftredend op de ALV van het verenigingsjaar 2020-2021)Niet aftredend

     

    • Benoeming Kascontrolecommissie verenigingsjaar 2020-2021

    Omdat John K. komend verenigingsjaar toetreed tot het bestuur kan hij niet de kascontrole doen. Vandaar dat we 1 nieuw lid en 1 reservelid zoeken.

    Voor het verenigingsjaar 2020/2021 wordt de kascontrole uitgevoerd door Mike B. (2020/2021) en Hans W. (2020/2021 + 2021/2022). 1e reserve is Jolanda . en 2e reserve is Bert L.

     

    • Benoeming commissies/werkgroepen

    -          Kleding werkgroep: ingevuld door Karen en Marjon

    -          Webmaster: vacature omdat Hans per volgend seizoen stopt

    -          Redactie: vacature

    -          KTC: Christian stopt, Leonie en Anne-Marie worden lid van KTC

    -          CWG: Tom de Laat is voorzitter

    -          Okidoki: Benthe treedt toe

    -          Sponsorwerkgroep: Sacha H. treedt toe

     

    Vraag Lars: Vacature webmaster?

    Toelichting van Hans W.: omdat hij stopt volgend jaar, 2 leden is wenselijk.

     

    • Update Clubhuis 2.0

    Plannen zijn besproken, onvoorziene onkosten worden meegenomen.

    Kosten zijn bekend en plannen worden in de komende weken definitief gemaakt.

    Vooralsnog zit alles binnen budget en volgens eerder plan.

     

    • Update Website

    Lastig project. Huidige website wordt gefaciliteerd door Sportlink. Webmasters gaan proberen hier iets anders van maken omdat het nu veel problemen geeft. Gmail zal actief gebruikt gaan worden om oa dit soort problemen op te lossen.

     

    John geeft aan dat hij de website best oké vindt op dit moment. Hans ervaart dit achter de schermen niet. Het is erg foutgevoelig wat veel werk vraagt van de webmasters. Zorgen zijn groot.

     

    Vraag Maarten: Hebben andere verenigingen dit probleem dan ook niet? Hoe hebben zij dit dan opgelost?

    Andere verenigingen hebben dit misschien ook, maar minder belastend. Mede omdat wij het voorheen super op de rit hadden.

     

    • Voorstellen Leden

    Geen voorstellen

     

    • Jubilarissen

    Rainer K.: 40 jaar lid van NKV

    Bart vd H. jr: 40 jaar lid van NKV

     

    Beide heren enorm bedankt voor alles wat jullie voor NKV betekenen en hebben betekend.

     

    • Rondvraag

    Geen vragen

     

    • Sluiting

    Jacco: Compliment bestuur, goede vergadering.

    Iedereen ondersteund dit.